ספירת מלאי תיערך בטווח של עשרה ימים לפני או אחרי תום שנת המס, ולערוך התאמה בין הספירה לבין התנועות במלאי ליום המאזן.
תיעוד פנים שהוא רשימת מפקד מצאי יכלול: מספר עוקב לכל גיליון, תאריך המפקד, מקום המצאי, תיאורם של הטובין וסיווגם: מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכיו"ב, היחידה שלפיה נמדדת הכמות, כמות הטובין, עלות, שווי שוק, שמות הפוקדים, חתימת הפוקדים על כל גיליון.
ביצוע ספירת המלאי חודש לפני, או, חודש אחרי סוף שנת המס, מותנה במתן הודעה מראש למנהל רשות המסים.
אין חובה למתן הודעה ולביצוע התיאומים בעסק בו מנהלים מלאי תמידי הנפקד לפחות אחת לשנה בתנאי שהנישום הודיע על כך בכתב למנהל רשות המסים לא יאוחר מתחילת שנת המס.
השמדת מלאי[1] יש להודיע לפקיד השומה 30 יום לפני ההשמדה בין אם הושמד עקב היותו בלוי ובין אם מכוח הוראות שונות או מכח הנחיות של גופים שונים כגון: משרד הבריאות, משרד איכות הסביבה, משרד החקלאות וכדומה.
[1] ראה/י ה"ב מס הכנסה 14/2018 השמדת מלאי.
פרוטוקול ספירת מלאי
| מס"ד | הפריט | יחידות | עלות | שוק | הנמוך מבינהם | סה"כ | תאריך | הבודק | המפקח |
| 1 | |||||||||
| 2 | |||||||||
| 3 | |||||||||
| 4 | |||||||||
| 5 | |||||||||
| 6 | |||||||||
| 7 | |||||||||
| 8 | |||||||||
| 9 | |||||||||
| 10 | |||||||||
| 11 | |||||||||
| 12 | |||||||||
| 13 | |||||||||
| 14 | |||||||||
| 15 | |||||||||
| 16 | |||||||||
| 17 | |||||||||
| 18 | |||||||||
| 19 | |||||||||
| 20 |